Identyfikacja wypełniających pozwala powiązać każdą odpowiedź z konkretną osobą — służą do tego trzy metody: pytanie identyfikujące w formularzu, zaproszenia e-mail ze śledzeniem odpowiedzi oraz ukryte zmienne w linku do ankiety. Wybór zależy od tego, czy masz listę kontaktów i czy dane mają zapisywać się automatycznie, czy respondent ma je wpisać samodzielnie.
Każdą z tych metod trzeba włączyć przed rozpoczęciem zbierania odpowiedzi. Wypełnień zebranych wcześniej nie da się przypisać do osób wstecz.
Trzy metody identyfikacji — porównanie
| Metoda | Kiedy jej użyć | Kto podaje dane | Co zapisuje się z odpowiedzią |
|---|---|---|---|
| Pytanie identyfikujące | Nie masz listy kontaktów; rozdajesz link lub kod | Respondent, ręcznie | To, co wpisze: dane personalne albo unikalny kod |
| Zaproszenia e-mail | Masz listę adresów i chcesz kontrolować dostęp | Nikt — system wiąże to automatycznie | Adres e-mail, na który wysłano zaproszenie |
| Ukryte zmienne | Wysyłasz link z własnego systemu, CRM-u lub mailingu | Nikt — dane są w adresie linku | Dowolna wartość przekazana w linku, np. ID klienta |
W praktyce najczęściej łączy się dwie z nich: zaproszenia e-mail do respondentów z listy oraz link z ukrytą zmienną dla osób, do których docierasz innym kanałem.
Pytanie identyfikujące
Najprostsza metoda: dodajesz w formularzu pytanie, w którym osoba wypełniająca wprowadza dane pozwalające ją rozpoznać. Mogą to być dane personalne (imię i nazwisko, adres e-mail, numer pracownika) albo unikalny kod przekazany wcześniej tej osobie.
Wariant z kodem jest wart rozważenia zawsze, gdy nie potrzebujesz wiedzieć, kto konkretnie odpowiedział, a jedynie rozróżnić odpowiedzi między sobą albo połączyć je z rekordem w swoim systemie. Zbierasz wtedy mniej danych osobowych przy tym samym efekcie.
Wady metody: respondent może wpisać dane błędnie lub celowo nieprawdziwe, a samo pytanie o dane osobowe obniża liczbę wypełnień. Jeśli identyfikacja jest kluczowa, pewniejsze będą dwie pozostałe metody.
Zobacz też: pytanie otwarte i pytania obowiązkowe.
Zaproszenia e-mail
Przy tej metodzie wysyłasz zaproszenia e-mail na adresy dodane w systemie. Każdy odbiorca dostaje indywidualny link ważny na jedno wypełnienie, a po wypełnieniu odpowiedź wiąże się z adresem, na który poszło zaproszenie.
Aby nikt spoza listy nie wypełnił ankiety, w Ustawieniach ankiety włącz opcję dostępu wyłącznie na zaproszenia e-mail. Formularz otworzy się wtedy tylko z linku z zaproszenia.
Jeśli chcesz wysłać ankietę imiennie, ale nie łączyć odpowiedzi z adresami, przy wysyłce odznacz opcję „Śledź odpowiedzi odbiorców”. Zaproszenia trafią do odbiorców, a odpowiedzi pozostaną nieprzypisane — to typowy układ w badaniach pracowniczych, gdzie chcesz kontrolować zasięg wysyłki, ale zapewnić anonimowość.
Indywidualne linki można wysyłać nie tylko e-mailem — Dystrybucja obsługuje także SMS i WhatsApp.
Ukryte zmienne
Ukryte zmienne (Edytor → ikonka oka) pozwalają dołączyć do adresu formularza wartość, która zapisze się razem z odpowiedzią. Respondent jej nie widzi i nie musi nic wpisywać.
Ta metoda sprawdza się, gdy link do ankiety wysyłasz z własnego narzędzia i znasz już odbiorcę — możesz przekazać jego identyfikator, numer zamówienia, oddział czy segment. Poza identyfikacją ukryte zmienne służą też do personalizacji treści formularza i sterowania logiką pytań.
Szczegóły zastosowań opisują osobne artykuły: ukryte zmienne w mailingu oraz ukryte zmienne w systemach CRM.
Gdzie zobaczysz, kto wypełnił ankietę
Dane identyfikujące pojawiają się przy pojedynczych wypełnieniach w zakładce Analiza → Odpowiedzi. Znajdziesz tam zbiór wszystkich wypełnień wraz z wartościami ukrytych zmiennych i adresem e-mail, jeśli korzystasz ze śledzenia odpowiedzi.
Do pracy na całym zbiorze pobierz dane surowe (Odpowiedzi → Pobierz wszystkie odpowiedzi) albo raport do Excela lub CSV — sposoby eksportu opisuje artykuł o analizie wyników ankiety. Pojedyncze wypełnienia możesz też filtrować i tagować.
Eliminowanie duplikatów
Identyfikacja rozwiązuje przy okazji problem powtórzonych odpowiedzi:
- Zaproszenia e-mail — każdy link jest ważny na jedno wypełnienie, więc duplikaty praktycznie nie powstają.
- Unikalny kod w pytaniu identyfikującym — pozwala wykryć powtórzenia już po zebraniu danych.
- Ukryta zmienna z identyfikatorem — to samo, ale bez angażowania respondenta.
W ankietach otwartych, gdzie nie znasz odbiorców, sięgnij po blokowanie wielokrotnych wypełnień.
Identyfikacja a anonimowość i RODO
Włączenie dowolnej z tych metod oznacza, że badanie przestaje być anonimowe. Warto z tego wyciągnąć trzy wnioski:
- Nie zapowiadaj anonimowości, jeśli śledzisz odpowiedzi. To najczęstszy błąd w badaniach pracowniczych — a wykrycie go niszczy zaufanie do wszystkich kolejnych badań w firmie. Kiedy anonimowość jest ważniejsza od identyfikacji, przeczytaj, jak przygotować ankietę anonimową.
- Zbieraj tylko to, co potrzebne. Jeśli wystarczy odróżnienie odpowiedzi od siebie, użyj kodu lub identyfikatora zamiast imienia i nazwiska.
- Poinformuj respondentów. Przy danych osobowych potrzebna jest informacja, kto je przetwarza i w jakim celu; gotowe brzmienie znajdziesz we wzorze klauzuli zgody RODO. Kwestie formalne po naszej stronie opisują umowa powierzenia RODO i miejsce przetwarzania danych osobowych.
Jeśli badanie ma być w pełni anonimowe, a mimo to chcesz mieć pewność, że każdy głosuje raz, zobacz tajne głosowanie online.
