Idealne zaproszenie e-mail do wypełnienia ankiety

Kluczem do uzyskania dobrego wskaźnika odpowiedzi na ankietę ma wiele wspólnego z przygotowaniem odpowiedniej wiadomości e-mail z zaproszeniem do wypełnienia ankiety. Zaproszenie do wzięcia udziału w ankiecie może wydawać się drobnym szczegółem, ale zasadniczo jest to czynnik decydujący o tym, czy ktoś weźmie udział w ankiecie, czy usunie wiadomość e-mail bez jej otwierania.

Jest kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby Twoje zaproszenie było atrakcyjne dla docelowych odbiorców i zapewni wyższy współczynnik wypełnienia ankiet.

Unikaj spamu

W celu osiągnięcia jak największego wskaźnika odpowiedzi, najważniejszym elementem jest upewnienie się, że wiadomość z zaproszeniem nie trafi do folderu ze spamem. W sytuacji gdy nasze zaproszenie trafi do spamu, szanse na wypełnienie ankiety przez respondenta są niewielkie. Co więc należy zrobić, żeby uniknąć takiej sytuacji?

• Postaraj się, aby Twój tytuł tematu był interesujący, spersonalizowany i nie zawierał spamu. Unikaj wyrażeń takich jak „Wejdź, aby wygrać”, „Świetna oferta” lub wszystkiego, co sugeruje „oferty ograniczone czasowo”.
• Spraw, aby treść wiadomości e-mail była wolna od śmieci- alerty antyspamowe uruchomią się, jeśli wiadomość e-mail jest zbyt długa, pełna obrazów bez tekstu alternatywnego lub pełna linków do witryn.

Upewnij się, że Twój adres, czyli adres nadawcy  jest prawidłowym adresem e-mail (unikaj adresów typu [email protected])

Przykładowe tytuły wiadomości z ankietą:

• Karolina, cenimy Twoją opinię na temat Naomi shop!
• Ania, potrzebujemy Twojej rady, jak sprawić, by nasz serwis był jeszcze bardziej przyjazny dla klienta.
• Kuba, otrzymałeś już swoje zamówienie. Czy wszystko jest w porządku?

Te praktyki pomogą Ci zwiększyć szanse na otrzymanie odpowiedzi, przynajmniej poprzez wysłanie wiadomości e-mail, którą Twój klient zobaczy i potraktuje poważnie.

Zastanów się, jak zmotywować klienta do wypełnienia ankiety

Przechodząc do treści e-maila, gdy zastanawiasz się jak zachęcić respondenta do wypełnienia ankiety,  przede wszystkim zastanów się, jaką motywację może mieć do jej wypełnienia, a następnie odwołaj się do tej motywacji w akapicie. Oto kilka typowych motywacji, które możesz zastosować:

• Jednym z powodów, dla których klient może wypełnić ankietę, jest poinformowanie go, że dzięki temu będzie miał szansę wpłynąć na przyszłe działania Twojej firmy , dzięki czemu będzie lepiej dla niego pracować. Przykład: Przekaż nam swoją opinię na temat nowych produktów, które powinniśmy wprowadzić w przyszłym roku! Twoi klienci będą chcieli wziąć udział w ankiecie tylko dlatego, że chcą, aby ich preferencje były uwzględniane w decyzjach firmy.
   
• Wypełnienie ankiety sprawi, że poczują się ważni. Odwołaj się do emocji klienta. To może pomóc w uzyskaniu większej ilości odpowiedzi na ankiety.
   
• Wypełnienie ankiety może zagwarantować im nagrodę.  Niezależnie od tego, czy oferujesz punkty na karcie lojalnościowej, kupony rabatowe, nagrody, czy szansę na wygranie iPoda, teraz nadszedł czas, aby o tym wspomnieć. Pamiętaj, aby nie informować  tym w temacie zaproszenia, może to spowodować umieszczenie maila w folderze spamu.

Nie zaczynaj swojego e-maila od ogłaszania, jak imponująca jest Twoja firma

Niektóre firmy dodają na początku zaproszenia zdanie, które często mówi coś w rodzaju: „Jesteśmy liderem na rynku i świadczymy usługi wysokiej jakości. Możemy zrobić jeszcze lepiej…” 

Oprzyj się pokusie robienia tego samego. To zdanie nie zwiększy prawdopodobieństwa odpowiedzi, a co gorsza może je obniżyć.
Jeśli chcesz napisać zdanie o swojej marce, starają się utrzymać neutralne wprowadzenie.

Powiadom klienta, ile potrwa wypełnianie ankiety

W akapicie wstępnym (który prawdopodobnie powinien być jednym z dwóch akapitów aby e-mail nie był zbyt długi) upewnij się, że dokładnie poinformujesz czytelnika, jak długo powinno mu zająć wypełnienie ankiety. W ten sposób mogą się przygotować i nie poczują się zobowiązani gdy rozpoczną ankietę i stwierdzą, że trwa to dłużej niż oczekiwali.

Unikaj zbędnych informacji w zaproszeniu

Jeśli przygotowałeś krótką, atrakcyjną i rzeczową ankietę, nie komplikuj nadmiernie swojego zaproszenia mailowego ani nie wyjaśniaj szczegółowo zasad wzięcia udziału w badaniu. Ludzie nie chcą zawracać sobie głowy szczegółami ani niepotrzebnymi wyjaśnieniami. Jeśli robisz coś, co sprawia, że ​​wypełnianie ankiety jest skomplikowane lub trudne do zrozumienia, klienci zrezygnują zanim w ogóle otworzą formularz.

Pokaż link do ankiety

To oczywste, ale pamiętaj, by podać wyraźny link do ankiety i wezwanie do działania.

Niektóre firmy używają obrazu do linku do ankiety, nie zapominaj jednak, że duża liczba klientów poczty e-mail ukrywa domyślne obrazy. Jeśli obraz zostanie zablokowany, klienci będą mieli trudności z wzięciem udziału w ankiecie. Jeśli korzystasz z tego podejścia, upewnij się, że oprócz obrazu podasz prosty link tekstowy. Upewnij się też, że wokół linku jest wystarczająco dużo wolnego miejsca, aby nie zgubił się w wiadomości.

Możesz również podświetlić link i pogrubić go, aby się wyróżniał. 

Przykład: 

• Kliknij tutaj, aby wziąć udział w naszym badaniu
• Weź udział w ankiecie
• Podziel się swoją opinią

Dodaj blok podpisu na końcu e-maila

Zaproszenie do wypełnienia ankiety satysfakcji powinno zawsze pochodzić od prawdziwej osoby, więc upewnij się, że dołączasz blok podpisu/ stopkę.

Jeśli zaproszenie jest skierowane do dużej liczby klientów, możesz mieć możliwość usunięcia niektórych elementów (na przykład numeru telefonu komórkowego). 

Poza tym podpis powinien być podobny lub identyczny ze standardowym podpisem e-mail.

Przestrzegaj obowiązujących przepisów dotyczących wysyłania e-maili

Generalnie w ramach badania satysfakcji klienta można założyć, że istnieje relacja biznesowa z respondentem. 
Zmniejsza to problemy ze spamem, z którymi boryka się wiele e-maili marketingowych. 
Jednak zawsze dobrze jest przestrzegać wymagań marketingu e-mailowego w Twoim kraju, aby zapewnić szacunek adresatom. 
Zalecane jest również włączenie mechanizmu umożliwiającego uczestnikom wypisanie się z listy mailingowej.

Pisanie wiadomości e-mail z zaproszeniem do ankiety nie jest trudne, ale jest kilka pułapek, których należy unikać, jeśli chcesz, aby było to skuteczne. Trzymaj się kilku prostych wskazówek, a wskaźnik odpowiedzi przewyższy Twoje oczekiwania.