Okresowa ocena pracownika – Jak przeprowadzić? Rodzaje i przykłady

Okresowa ocena pracownika jest jednym z głównych narzędzi zarządzania zasobami ludzkimi inaczej HR’ami (Human Resources). Ocenę pracownika robimy, zanim zostaje on naszym pracownikiem, lecz po jego zatrudnieniu proces oceny dopiero się rozpoczyna i powinien być wykonywany okresowo przez cały okres zatrudnienia.

W poniższym artykule przybliżymy zagadnienia związane z przeprowadzaniem oceny pracowniczej. Istotę stosowania anonimowych ankiet oraz zautomatyzowanego raportowania.

Czym jest okresowa ocena pracownika?

Okresowa ocena pracownika to proces, w ramach którego pracodawca analizuje i ocenia wydajność, umiejętności, postawy, a także inne aspekty związane z pracą danego pracownika. Celem oceny pracownika jest dostarczenie informacji zwrotnej na temat jego osiągnięć, a także identyfikacja obszarów do rozwoju.

Rodzaje i metody okresowej oceny pracowników

Istnieje wiele rodzajów oceny pracowniczej, w zależności od potrzeb można zastosować poniżej wskazane schematy:

Rodzaje okresowych ocen pracowników:

• Ocena 360 stopni
  Ocena 360 stopni jest najlepszą i najsprawiedliwszą metodą oceny pracowniczej. Jest to nic innego tylko klasyczna ocena pracownika, gdzie oceny dokonuje więcej osób. W modelu 360 stopni, oceny pracownika dokonują jego przełożeni, współpracownicy, podwładni, kontrahenci oraz on sam. Metoda ta jest bardziej czasochłonna, ale jakość wyników jest dużo większa niż w przypadku kiedy poszczególnego pracownika ocenia tylko jeden przełożony.
• Ocena pracownika 270 stopni
  Ocena 270 stopni jest modyfikacją oceny 360, w której nie ma oceny pochodzącej z zewnątrz organizacji (np. od kontrahentów lub klientów).
• Ocena pracownika 180 stopni
  Ocena 180 stopni, polega na zebraniu opinii tylko od dwóch źródeł. Ta metoda jest bardziej oszczędna i szybsza, a jednocześnie daje wystarczający dla wielu firm obraz oceny pracownika.
• Ocena pracownika 90 stopni
  W przypadku kiedy oceny pracownika dokonuje tylko jedna osoba, mówimy wtedy o ocenie 90 stopni. Z uwagi na możliwy brak obiektywizmu ta metoda jest stosowana najczęściej w małych firmach. W dużych firmach może wprowadzić dużą niesprawiedliwość w ocenie.

Przykład oceny pracownika

Stwórz taki formularz oceny 360 stopni

Ocena 360 stopni to jedna z najbardziej popularnych metod oceny pracowniczej, ale jest też jedną z wielu metod badań pracowników. Polega na wypełnieniu formularza oceny przez osoby związane z ocenianą osobą. Formularz ten jest wysyłany do wybranych respondentów, którzy mają możliwość wyrażenia swojej opinii na temat kompetencji i umiejętności ocenianego pracownika. Ta kompleksowa metoda pozwala na uzyskanie wszechstronnego spojrzenia na pracownika i ocenę jego działalności z różnych perspektyw.

Formularz oceny pracownika

Formularz oceny pracownika klasycznie był przygotowywany w formie papierowej. Wraz z rozwojem internetu dużą popularność zyskała okresowa ocena pracownicza wykonywana za pomocą ankiet online. Obecnie ciężko sobie wyobrazić przeprowadzanie oceny pracowniczej w formie papierowej, jeżeli w firmie pracuje kilkadziesiąt osób. Dodatkowo forma papierowa może nie być komfortowa ze względu na możliwość rozpoznania pisma. Anonimowa ocena pozwala uzyskać większą wiarygodność oceny, więc anonimowy formularz online jest w tej sytuacji dużo lepszym rozwiązaniem.

Sam formularz nie powinien być zbyt długi i przyjazny w wypełnieniu. Nie chcemy, aby osoba oceniająca była znudzona i wypełniała odpowiedzi, aby tylko oddać odpowiedź. Celem przeprowadzenia dobrej oceny pracownika jest doprowadzenie do tego, aby cały zespół chciał oddać rzetelne odpowiedzi.

Wzór oceny pracownika

Ocena pracownika pozwala ocenić pracę wykonaną przez człowieka. Na ocenę składają się różne czynniki, są to czynniki ilościowe oraz jakościowe. Regularność tych badań jest bardzo istotna, gdyż nastawienie pracownika często się zmienia w czasie i rezultaty pracy mogą być całkowicie inne. Ocenianie pracowników ma też duży wpływ na pracę zespołu i diagnozowanie problemów we wspólnym funkcjonowaniu większej ilości osób. Ponadto system oceniania jest bezpośrednio powiązany z systemem motywowania pracowników i ma też wpływ na administrację – przyznawanie podwyżek, awansów i zwolnienia.

Arkusz i karta oceny pracownika

Wikipedia definiuje ocenę pracowników jako podstawowe narzędzie do zarządzania zasobami ludzkimi. Trudno się z tym nie zgodzić.

Krytycznym zadaniem jest właściwe przedstawienie przyczyn przeprowadzenia oceny. Pracownik, któremu zależy na rozwoju, może z oceny swojej pracy wyciągnąć wartościowe wnioski. Takie wskazówki mogą polepszyć jego sposób pracy, poprawić rezultaty i znacznie poprawić jego wynik przy najbliższej ocenie.

Ocena kompetencji pracownika

Ocena pracownika spełnia następujące funkcje w organizacji:

• informacyjna – pozwala poznać pracownika ocenianego, jego spojrzenie na przełożonych, współpracowników, podwładnych i siebie samego,
• ewaluacyjna – pozwala na podsumowanie dokonań pracownika w aspekcie ilościowym i jakościowym, jak pracownik wywiązywał się z przydzielonych mu zadań,
• rozwojowa – pozwala na ocenę możliwości pracownika względem potencjalnego awansu lub otrzymania innych obowiązków,
• motywacyjna – pozwala na wywołanie zachowań współzawodniczenia z innymi pracownikami lub sobą samym, pracownik dobrze zmotywowany chce z każdym rokiem osiągać lepsze rezultaty,
• decyzyjna – pozwala podejmować decyzje kadrowe związane z awansami, zmianami zespołowymi lub zwolnieniami.

Istotę przeprowadzania ocen pracowniczych powinni poznać nie tylko osoby ją przeprowadzające, ale również badani pracownicy.

Kryteria oceny pracownika

Kryteria oceny pracownika, jakie powinno zawierać badanie oceny pracownika, to:

• ilość pracy (w odniesieniu do normy),
• jakość pracy (ocenia ją pracownik odpowiedzialny za kontrolę jakości),
• zaangażowanie w pracę (subiektywnie wskazywane przez przełożonego),
• ocena pracy w zespole (średnia ocen wystawionych przez pozostałych 3 pracowników z zespołu).

Opisowa Ocena pracownika vs. ocena zamknięta

Klasyczne formularze oceny pracowniczej wypełniane pisemnie pozwalały na opisową ocenę badanego pracownika. Dziś ta forma została znacznie poprawiona. W dobie internetu ankiety online stały się standardem w ocenie pracowniczej.

Stanowczo odchodzi się od opisowej oceny pracownika ze względu na dłuższy czas wypełniania, mniejszy obiektywizm i precyzję odpowiedzi. Ocenę wykonuje się za pomocą odpowiedzi na szereg pytań, gdzie odpowiedzią może być np. Skala Likerta 1-5 w postaci gwiazdek.

Ankiety oceny pracowników z zamkniętymi odpowiedziami są szybsze w wypełnieniu, bardziej precyzyjne w ocenie i automatycznie dostarczają gotowy raport.

Okresowa ocena pracownika – wzór

Nie ma jednego sprawdzonego wzoru ankiety oceny pracownika. Formularze powinny być dostosowane do informacji, jakie firma chce poznać oraz uwzględniać charakter firmy. Poniżej znajdują się uniwersalne wytyczne, które sprawią, że ocena pracownicza będzie lepiej przeprowadzona:

• jasne przekazanie celu oceny,
• transparentne przedstawienie kryteriów oceny,
• anonimowość odpowiedzi,
• prostota dokonania oceny,
• dostęp do uzyskanej oceny,
• możliwość odwołania się od oceny,
• systematyczność przeprowadzania ocen.

Formularz okresowej oceny pracownika

Ankiety są świetnym narzędziem do przeprowadzania ocen pracowników. Ankieta oceny pracownika powinna rozpocząć się od wprowadzenia, gdzie podane jest:

• kogo dotyczy ankieta,
• informacja, że ankieta jest anonimowa,
• przybliżony czas wypełnienia ankiety.

Po stronie powitalnej umieszczane są pytania dotyczące ocenianej osoby, np.:

• Dostosowuje sposób komunikowania do rozmówcy?
• Zachęca rozmówcę do wypowiedzi, nie przerywając mu?
• Okazuje zainteresowanie rozmową?
• W czasie rozmowy z pracownikiem, kontroluje rozmowę, aktywnie słuchając i zadając pytania precyzujące?
• Potwierdza zrozumienie wysłuchanych informacji?
• Podsumowuje zebrane informacje?
• Dzieli się istotnymi dla pracowników informacjami?
• Rozmawia konkretnie i zrozumiale dla słuchaczy?
• Dba o dobre zrozumienie podczas rozmowy?

Dobrze jest ograniczyć pytania w ankiecie do minimum. Mimo że pracownicy raczej wypełnią ankietę, to ich skupienie może być utrudnione przy długiej ankiecie. Czas wypełnienia całej ankiety nie powinien być dłuższy niż 10 minut.

Ośrodek rozwoju (Development Center)

Wielowymiarowa metoda oceny kompetencji pracowniczych. Prowadzenie tej metody jest kosztowne, lecz daje bardzo dobre efekty w zakresie oceny potencjału i kompetencji pracowników.

Metoda polega na powołaniu zespołu oceniającego, składający się ze specjalnie wyszkolonych pracowników. Metoda pozwala na zdiagnozowanie poziomu rozwoju cech osobowości koniecznych do bycia skutecznym handlowcem oraz oceny zachowań i schematów działania, które są w pracy pożądane.

Technika Wydarzeń Krytycznych

Metoda ta również wymaga większego wkładu pracy. Polega na prowadzeniu rejestru sukcesów i porażek podwładnego. Po pewnym czasie następuje podsumowanie. Metoda nie jest zbyt skuteczna, ponieważ przełożeni mają często problem z obiektywnym spojrzeniem na porażki i sukcesy.

Regularne badanie pracowników jest bardzo istotne dla ich wydajności i motywacji do dalszej pracy. Przeprowadzanie oceny pracownika raz na kwartał, czy 6 miesięcy pozwoli szybciej reagować na powstałe problemy. Im szybsza reakcja, tym szybciej eliminowany jest problem, który wpływa na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Przykłady oceny rocznej pracownika

Najpopularniejszym okresem przeprowadzania oceny pracowniczej jest koniec roku. Taka ocena jest nazywana Oceną roczną pracownika. Jest to bardzo popularna forma oceny w dużych organizacjach, gdzie procesy, projekty trwają dłużej i częstsze wykonywanie oceny nie ma większego sensu.

Ocena pracownika samorządowego

Pracodawcy samorządowy są zobowiązani przez ustawę z art. 27 u.o.p.s. do przeprowadzania oceny okresowej pracowników samorządowych. Ma to na celu kontrolę poziomu kadry urzędniczej zatrudnianej w samorządowych jednostkach urzędniczych. Pracownik samorządowy nie może odmówić poddania się ocenie okresowej i zobowiązany jest w tym zakresie współpracować z pracodawcą.

Przedmiotem oceny jest poziom wywiązywania się przez pracownika z obowiązków. Obowiązki są określone w zależności od zajmowanego stanowiska, czynniki oceniające to:

• wykonywanie zadań sumiennie, sprawnie i bezstronnie,
  udzielanie informacji organom, instytucjom i osobom fizycznym oraz udostępnianie dokumentów znajdujących się w posiadaniu jednostki, w której pracownik jest zatrudniony, jeżeli prawo tego nie zabrania,
  dochowanie tajemnicy ustawowo chronionej,
• dbałość o wykonywanie zadań publicznych oraz o środki publiczne, z uwzględnieniem interesu publicznego oraz indywidualnych interesów obywateli,
• zachowanie się z godnością w miejscu pracy i poza nim,
  stałe podnoszenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych,
• przestrzeganie Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej i innych przepisów prawa,
• zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach z obywatelami, zwierzchnikami, podwładnymi oraz współpracownikami.

Ocena pracownika w PDF

Po przeprowadzeniu oceny pracowniczej, w zakładce Analiza znajdują się raporty. Do dyspozycji jest raport zbiorczy i pojedyncze arkusze oceny. Oba raporty można wygenerować do pliku PDF. Pozwala to na łatwe udostępnienie zebranych danych w firmie.

Ocena pracownicza jest niezbędnym narzędziem w funkcjonowaniu firmy. Jest ona szalenie ważna przy rekrutacji i utrzymaniu pracowników. Wykorzystując ankiety online, zyskasz bardzo dużo czasu. Dzięki regularnie przeprowadzanym ocenom Twoi pracownicy będą działali sprawnie i zmotywowaniu będą mogli rozwiązywać nawet najtrudniejsze problemy.

Zachęcam do przetestowania naszego narzędzia – załóż darmowe konto