Stwórz formularz Exit interview i zacznij zbierać cenne informacje od odchodzących pracowników.
Zadbaj o zadowolenie i produktywność swoich pracowników z naszym produktem Office Harmony
Umów demo
Termin Exit interview nie oznacza nic innego jak końcowy wywiad. Najczęściej jest to ankieta przeprowadzana pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Jej celem jest poznanie przyczyn podjęcia decyzji o odejściu. Bardzo często pracownicy w rozmowach z pracodawcą nie przekazują prawdziwych powodów ich decyzji. Ankieta wypełniana po podjęciu tej decyzji nie zobowiązuje do niczego, więc można się spodziewać w niej bardziej szczerych odpowiedzi.
Ankiety Exit Interview w formie elektronicznej są standardem w prawie każdej dużej firmie. Łatwość zbudowania formularza i łatwość udostępnienia pracownikowi sprawia, że nakład pracy w stosunku do otrzymanych informacji jest bardzo niski. Informacje przekazywane w ankietach pozwalają zmniejszać liczbę odchodzących osób i polepszać środowisko pracy oraz satysfakcję obecnych pracowników.
Badanie Exit Interview należy przeprowadzić po decyzji pracownika o odejściu. Tak samo postępujemy z pracownikami, którzy są zwalniani. Ankieta może być osobowa lub anonimowa. W zależności od informacji, jakie chcemy uzyskać. Warto zwrócić uwagę, że anonimowe badania pozwalają uzyskać informacje, ciężkie do uzyskania w bezpośrednim wywiadzie.
Formularz Exit interview PDF
Formularz ankiety można pobrać w formie PDF i wydrukować w celu zbierania odpowiedzi w sposób klasyczny. Później można te odpowiedzi dodać do systemu.
Identyfikuj lub zachowaj anonimowość
W zależności od potrzeby możesz identyfikować wypełniających ankiety, lub przeprowadzać wywiady w pełni anonimowe.
Exit interview a RODO
Przykładamy szczególną wagę do względów bezpieczeństwa przetwarzanych danych. Zbieranie danych za pomocą naszego serwisu spełnia wymogi RODO.
Najpopularniejsze pytania w formularzach Exit Interview to pytania dotyczące przyczyn odejścia, satysfakcji z pracy, frustracji i opinii na temat firmowych zasad, procedur i ogólnego funkcjonowania. Ponadto pytania mogą też nawiązywać do warunków pracy i przełożonych. Przykładowe pytania:
Na początku ankiety warto poinformować pracownika o celu badania, o tym ile mniej więcej zajmie wypełnienie ankiety oraz o tym, czy badanie jest anonimowe. Przejrzyste przedstawienie warunków na początku sprawia, że osoba wypełniająca rzetelniej podchodzi do odpowiadania na pytania.
Natura badania Exit Interview sprawia, że udział w ankiecie powinien być dobrowolny. Tylko w takim wypadku mamy możliwość zebrania rzetelne i szczere odpowiedzi. Osoba, która postanowiła odejść z firmy nie zawsze da nam wartościowe informacje. W zależności od powodów odejścia te odpowiedzi mogą być mocno tendencyjne.
Współczynnik wypełnień waha się znacznie w zależności od metody zbierania informacji. W przypadku ankiety online wysyłanej do odchodzącego pracownika współczynnik wypełnień waha się w granicach 40%. Jeżeli ankieta jest wypełniana przy okazji wywiadu osobistego, ten współczynnik wzrasta. Najlepszą liczbę wypełnień posiada wywiad osobisty przeprowadzany przez zewnętrzną firmę. Pracownicy nie rezygnują z udziału tak łatwo, jak to się dzieje z linkiem na skrzynce e-mail. Z drugiej strony nie mają oporów ze względu na rozmowę z byłym przełożonym lub współpracownikiem.
Kolejnym sposobem na przeprowadzenie badania jest przekazywanie linku do ankiety przez byłego przełożonego. W takiej sytuacji wiadomo, że obie osoby miały ze sobą wcześniej kontakt i po zakończeniu współpracy prośba od byłego przełożonego nie będzie problemem.
Odchodzenie pracowników to naturalny proces, którego nie da się uniknąć. Badanie Exit interview ma za zadanie kontrolować ten proces, aby liczba odchodzących pracowników nagle drastycznie nie wzrosła. Powodów odejścia pracowników jest bardzo wiele, ale firmę powinny interesować powody, na które ma ona wpływ i możliwości zmiany. Najważniejszym elementem, nad którym firma powinna pracować to satysfakcja i zadowolenie pracownika. Przeprowadzając ankietę Exit interview chcemy poznać błędy w realizacji tych zadań.
Informacje z ankiet mogą pozwolić na diagnozowanie złych praktyk w firmie, eliminację mobbingu lub braku koordynacji. Oczywiście, trzeba brać pod uwagę tendencyjność pojedynczych opinii, które mogą być uwarunkowane zakończeniem pracy, lecz w większej skali informacje nie będą objęte dużym błędem.
Właściwy moment przeprowadzenia wywiadu jest kluczowy dla uzyskania właściwych wyników. Kiedy spytamy pracownika zbyt wcześnie o powody odejścia, to jego odpowiedź może być zbyt emocjonalnie uwarunkowana. To uwarunkowanie może być pozytywne lub negatywne w zależności od okoliczności odejścia. W przypadku kiedy przeprowadzimy taki wywiad, odpowiedź może być mniej emocjonalna, jednak uzyskanie odpowiedzi od osób już niepracujących w Twojej firmie może być trudne.
Istotna jest też długość formularza, który determinuje długość wypełniania. Ważne, aby zachować balans pomiędzy. Osoba odchodząca z pracy nie ma już motywacji do wypełniania zbyt dużej ankiety, dlatego dobrze sprecyzowane pytania pozwolą zyskać od takiego osoby wartościowe pytania. Zbyt dużo pytań spowoduje, że dane będą niekompletne lub mało wartościowe.
Klasyczny wywiad końcowy odbywa się osobiście. Taka forma badania jest obarczona kilkoma problemami. Stres związany z odejściem oraz stres spowodowany badaniem może znacząco ograniczyć szczerość odpowiedzi. Dlatego warto rozpatrzyć prowadzenie ankiet online, mogą one być osobowe lub anonimowe, lecz brak kontaktu bezpośredniego zmniejsza stres i pozwala uzyskać szczere odpowiedzi.
Dobrą praktyką jest metoda hybrydowa polegająca na połączenia anonimowego badania online oraz rozmowy wideo. Rozmowa wideo jest mniej stresująca niż spotkanie osobiste. Co ma wpływ na zbierane informacje. Skorelowanie danych zebranych w rozmowie wideo z danymi z anonimowej ankiety da bardzo wartościowe dane.
Pytania do rozmowy końcowej z pracownikiem mogą się różnić w zależności od organizacji. Całość ankiety Exit Interview jest najskuteczniejsza gdy stanowi połączenie pytań otwartych i zamkniętych. Te pytania zachęcają odchodzących pracowników do wyrażenia opinii na temat czasu spędzonego w organizacji i pomagają zebrać spostrzeżenia.
To pytanie dotyczące rozmowy końcowej z pracownikiem jest niezbędne do uchwycenia krytycznego szczegółu, dlaczego odchodzący pracownik (o ile nie został zwolniony) zdecydował się opuścić swoje obecne stanowisko. Organizacja musi znać przyczynę. Takie badanie może doprowadzić do uzyskania dokładniejszych i bardziej przejrzystych informacji na temat powodu odejścia pracownika, co w dalszej perspektywie może pozwolić na uniknięcie kolejnych zwolnień.
Zadanie tego pytania pomoże organizacjom uzyskać rzetelny obraz satysfakcji pracownika związanej ze szkoleniami, narzędziami technologicznymi i innymi atrybutami, które pomogłyby mu w osiągnięciu lepszych wyników w miejscu pracy. W zależności od uzyskanych informacji, organizacja może zrozumieć, czy zapewniła swoim pracownikom wystarczająco dużo narzędzi umożliwiających rozwój.
Praca zespołowa jest ważnym atrybutem każdej organizacji. Odpowiedź na to pytanie może prowadzić do ostatecznego zrozumienia stanu kultury pracy zespołowej w organizacji i konieczności podjęcia działań w celu jej poprawy.
Mówi się, że pracownicy nie opuszczają organizacji, opuszczają menedżera. Aby organizacja działała sprawnie, ważne jest, aby przełożony traktował pracowników z należytym szacunkiem. Organizacja, której brakuje tej kultury, będzie miała wyższy wskaźnik odejścia pracowników.
Dzięki odpowiedziom na to pytanie, organizacja może dowiedzieć się, co robi dobrze i jakie obszary muszą poprawić.
Organizacje muszą wiedzieć, co nie podobało się pracownikom w ich profilu pracy lub ogólnie w kontekście wykonywanych zadań. Informacje te można porównać z zebranymi danymi, aby wyciągnąć wnioski dotyczące kultury pracy.
Zadając to pytanie, organizacja pomaga swoim pracownikom opisać ich problemy, rzeczy, które ich nurtują pomagając je rozwiązać w dalszej perspektywie.
Jeśli pracownik jest wyjątkowy, jego rezygnacja z pracy jest stratą dla organizacji. Organizacje muszą znać alternatywy, aby zatrzymać wysoko wydajnych pracowników.
Organizacje muszą doceniać osiągnięcia pracowników. Cykliczne uznania mogą utrzymać ich motywację do osiągania celów i samorozwoju.
Według badań, 17% pracowników opuszcza organizacje z powodu złej polityki. Odpowiedź na to pytanie pomoże organizacji określić, czy ma solidną politykę kadrową, czy nie.
Organizacje mają ustanowione jasny zakres obowiązków dla pracowników, którzy dołączają do organizacji. Jednak z biegiem lat ich rola może się zmienić. Obowiązki można dodawać lub usuwać. Ważne jest, aby wiedzieć, czy pracownicy są zadowoleni z tych zmian, czy nie.
Jeśli pracownik nie jest w stanie zrozumieć niektórych aspektów swojej pracy, natychmiastowym pierwszym krokiem, jaki każda organizacja powinna podjąć, jest zapewnienie mu szkolenia, które pomoże mu lepiej wykonywać swoją pracę. Zadanie tego pytania zapewni organizacji jasność co do rutynowych szkoleń.
To chwila prawdy dla każdej organizacji! Odpowiedź na to pytanie może być pozytywna lub negatywna. Obie odpowiedzi są równie ważne, aby organizacja znała swoje mocne i słabe strony.
Niezbędne jest pytanie otwarte; pracownik może opisać wszystko, czego nie chce powiedzieć osobiście. Organizacja może mieć nieznane sprawy, o których pracownik mógłby chcieć powiedzieć, lub może to być prosta sugestia / informacja zwrotna; tak czy inaczej, to pytanie jest koniecznością.
Zadaj to pytanie jako uzupełnienie poprzedniego pytania. Poproś pracowników o konkretne sugestie i spraw, aby czuli się komfortowo, określając problemy, z którymi mieli do czynienia podczas zatrudnienia w organizacji. Zaskoczą Cię kwestie, które nigdy nie wyszły na jaw.
Aby uzyskać jasność co do tego, jak skuteczna jest komunikacja w organizacji, należy zadać takie pytanie. Odpowiedź pomoże organizacjom przeanalizować ich komunikację wewnętrzną.
Kultura organizacyjna to temat rozległy i zróżnicowany. Każda organizacja ma własną kulturę. Zapytaj pracownika o kulturę organizacyjną, a otrzymasz najuczciwsze odpowiedzi, które pomogą Ci ocenić kulturę pracy w organizacji.
To jedno z ważnych pytań w ankiecie. Zadaj to pytanie, aby poznać realia swojego systemu oceny, zwróć uwagę na informacje zwrotne i ulepsz system. Zwykłe zbieranie informacji zwrotnych nie wystarczy, dlatego ważne jest wprowadzanie niezbędnych zmian na ich podstawie.
Motywacja pracowników jest jednym z największych problemów organizacji. Zmotywowani pracownicy wykraczają poza to, czego się od nich wymaga. Organizacje muszą wiedzieć, czy przełożeni i menedżerowie przejmują przewodnictwo i pomagają zwiększać motywację pracowników. Jeśli nie, należy natychmiast rozwiązać ten problem.
Dowiedz się, co można zrobić lepiej, zbieraj informacje zwrotne, analizuj je i podejmij niezbędne działania. Zatrzymaj najlepszych ludzi; kapitał ludzki jest najważniejszym czynnikiem napędzającym organizację.
Wskazane jest, aby mieć absolutną jasność w tak delikatnych sprawach, jak te, aby żaden inny pracownik w przyszłości nie doświadczył czegoś podobnego, co mogłoby negatywnie wpłynąć na reputację organizacji. Te kwestie powinny być traktowane z najwyższą starannością, a organizacja powinna być świadoma takiej sytuacji.
Zawsze dobrze jest wiedzieć, czy istnieje możliwość przyszłych negocjacji, jeśli pracownik będzie chciał wrócić do pracy w organizacji.
Jeśli pracownik czuje się swobodnie, dzieląc się tymi informacjami, dobrze jest, aby organizacja wiedziała, dokąd zmierza w odniesieniu do swoich wyborów zawodowych.
Odejście z organizacji może być dla niektórych pracowników emocjonalne. To miły gest dla odchodzącego pracownika, jeśli jego organizacja proponuje pomoc, aby ten proces przebiegł sprawniej.
’’interankiety idealnie wspierają nasze procesy rekrutacyjne oraz komunikację wewnątrz firmy.’’
Całkowicie zautomatyzowaliśmy przeprowadzanie ankiet satysfakcji klienta
Ankiety rekrutacyjne skróciły proces rekrutacji o 40%
Ankiety pomagają nam w szybkiej i skutecznej komunikacji z pracownikami
Jest to bardzo łatwe i w każdym momencie możesz liczyć na nasze wsparcie.
