Informacja zwrotna dla pracowników- jak przekazywać opinie o wynikach pracy

Zarządzanie employee experience to nie tylko delegowanie zadań i monitorowanie ich postępów. W dzisiejszym środowisku pracy, gdzie rozwój osobisty i profesjonalny jest kluczowy, informacja zwrotna dla pracowników i umiejętność konstruktywnego przekazywania opinii o wynikach pracy staje się nieodzowną umiejętnością dla każdego lidera. W tym artykule przyjrzymy się, jak można skutecznie udzielać informacji zwrotnej o wynikach pracownikom, aby wspierać ich rozwój i zwiększyć efektywność całego zespołu.

Znaczenie przekazywania informacji zwrotnych pracownikom

Ludzie naturalnie chcą wiedzieć, czy dobrze wykonują swoją pracę i jak mogą ją poprawić. Pracownicy mogą czuć, że nie wykonują swojej pracy tak dobrze, jak potrafią, ale nie rozumieją, dlaczego. Inni mogą czuć, że wykonują pracę na wysokim poziomie, ale nie są doceniani, ponieważ nikt nigdy nie mówi im „dobra robota” ani „kontynuuj”.

Przekazywanie pracownikom informacji zwrotnej to sposób, w jaki menedżerowie dodają paliwa do „zbiorników” pracowników w postaci uznania, empatii, wskazówek i możliwości bycia wysłuchanym. Kiedy pracownicy wiedzą, że kierownictwo w nich inwestuje, są bardziej zaangażowani, lojalni i sami inwestują.

Oficjalny proces oceny wyników pracowników

Dla wielu pracodawców zarządzanie wynikami ma formę oficjalnej oceny wyników, przeprowadzanej w regularnych odstępach czasu, np. raz w roku, raz na kwartał lub raz w miesiącu, choć tradycyjnie najczęściej odbywa się to raz do roku.

W przeglądach wyników menedżerowie podkreślają osiągnięcia i obszary wymagające poprawy w ostatnim okresie. Mogą odnosić się do pracy pracownika, frekwencji, dotrzymywania terminów, zarządzania czasem, umiejętności rozwiązywania problemów i umiejętności komunikacyjnych, zazwyczaj przy użyciu wymiernego systemu ocen.

Choć zazwyczaj jest to jedyna ocena wyników wystawiana pracownikowi, ten formalny proces przeglądu wyników nie zawsze jest wystarczający.

Nie twierdzimy, że oficjalne recenzje wydajności są bezwartościowe. Kiedy menedżerowie przekazują istotne informacje zwrotne w odpowiednim czasie poza corocznym przeglądem, zachęcają pracowników do rozwoju i tworzą kulturę otwartej komunikacji.

Wykorzystaj w pełni roczne oceny wyników

Ocena 360 stopni to proces oceny, w którym pracownik otrzymuje informacje zwrotne od swoich przełożonych, współpracowników oraz podwładnych. Wykorzystując roczną ocenę wyników w pełni, menedżerowie mogą uzyskać wszechstronną perspektywę na wydajność pracownika. To nie tylko możliwość poznania opinii bezpośrednio z różnych kierunków w firmie, ale także szansa na zidentyfikowanie mocnych stron i obszarów do poprawy. Dzięki temu pracownik może uzyskać klarowny obraz swojego osiągnięć i postępów, co pozwala na bardziej precyzyjne dostosowanie planów rozwoju i wspieranie dalszego wzrostu zawodowego.

Przeczytaj nasz pełny przewodnik o ocenie pracowniczej 360 stopni.

Przekazywanie informacji zwrotnych na temat wyników poza oficjalnymi recenzjami wyników

Menedżerowie będą korzystać, jeśli nie pozwolą, aby roczne przeglądy były jedynym momentem, w którym przekazują pracownikom informację zwrotną. Rozmowy indywidualne, nieformalne czaty i spotkania zespołowe poza oficjalną oceną wyników pracowników dają szansę na produktywną dyskusję bez presji formalnej oceny wyników.

Przed spotkaniem

Przed spotkaniem z pracownikiem w cztery oczy lub na nieformalną pogawędkę pracodawca powinien się z nim skontaktować. Jeśli pracownik ma dzień wolny lub zmaga się ze znacznym stresem osobistym (przeczytaj więcej o tym, jak radzić sobie ze tresem w pracy), prawdopodobnie nie będzie otwarty na otrzymywanie informacji zwrotnej.

Spotkanie z pracownikiem może szybko pójść w złym kierunku, jeśli nie jest on w dobrym nastroju. Przed spotkaniem menedżer powinien zapytać pracownika, czy teraz jest dla niego dobry moment, czy też inny byłby lepszy.

Podobnie, jeśli nie masz odpowiedniego nastawienia, możesz przenieść spotkania, które już zaplanowałeś. Twój pracownik zrozumie i prawdopodobnie doceni, że chcesz zapewnić pozytywną, produktywną rozmowę.

Spotkania jeden na jednego

Spotkania indywidualne z pracownikiem to świetny sposób na przekazanie comiesięcznych lub cotygodniowych informacji zwrotnych. Spotkania twarzą w twarz są często bardziej produktywne niż e-maile czy rozmowy telefoniczne.

Spotkanie oko w oko z pracownikiem (nawet podczas czatu wideo) zapewnia bardziej osobiste doświadczenie. Proste działanie, jak przyjście i spotkanie się z pracownikiem, pokazuje mu, że chcesz poświęcić mu czas w swoim napiętym harmonogramie.

Spotkania twarzą w twarz zapobiegają nieporozumieniom. Czy kiedykolwiek wysłałeś SMS-a, a potem zdałeś sobie sprawę, że może zostać odebrany w zupełnie inny sposób, niż miałeś na myśli? To samo może się zdarzyć przez e-mail lub nawet przez telefon.

Spotkania indywidualne nie muszą odbywać się w biurze. Przeniesienie dyskusji do neutralnego miejsca, takiego jak park lub kawiarnia, może zachęcić obie strony do szczerości i ułatwić bardziej otwartą rozmowę.

Nieformalne czaty

Nie zawsze musisz planować dyskusje na temat opinii z wyprzedzeniem – czasami pojawiają się takie, które najlepiej zająć się natychmiast.

Krótkie, nieformalne rozmowy z pracownikami pozwalają liderom rozwiązywać problemy związane z wydajnością i przekazywać natychmiastową informację zwrotną. Czekając na te formalne recenzje, tracimy takie możliwości. Informacje zwrotne w czasie rzeczywistym mogą zaradzić drobnym problemom, zanim staną się one poważne.

Menedżerowie również skorzystają z pozytywnych, nieformalnych rozmów. Zatrzymanie się, aby pogratulować pracownikowi osiągnięć, dodaje paliwa do zbiornika, zwiększając pewność siebie i zaangażowanie.

Przeczytaj, jak poprawić zaangażowanie pracowników.

Spotkania zespołu

Dla menedżera korzystne może być przekazywanie informacji zwrotnej w grupie, a nie w cztery oczy. Kiedy menedżerowie przekazują informację zwrotną grupie pracowników, nikogo nie wyróżniają, a grupa może działać dalej jako zespół.

Oferowanie informacji zwrotnej zespołowi tworzy również odpowiedzialność. Jest bardziej prawdopodobne, że każdy członek zespołu dokona zmiany, jeśli pozostali członkowie będą dążyć do tego samego celu.

Co należy uwzględnić w dyskusji dotyczącej informacji zwrotnej na temat wyników pracowników?

Kiedy liderzy omawiają wyniki pracownika, wyważona rozmowa zapewni najcenniejszą informację zwrotną. Nawet pracownik „gwiazdy rocka” chce wiedzieć, jak może rzucić sobie wyzwanie i poprawić swoje wyniki.

Pozytywne opinie

Czasami liderzy zapominają o znaczeniu pozytywnego feedbacku, choć jest on tak samo ważny jak jego odpowiednik. Pracownik, który słyszy tylko krytyczne uwagi, prawdopodobnie poczuje się opuszczony i pozbawiony motywacji.

Pracownicy osiągający wysokie wyniki również potrzebują swoich rekwizytów. Jeśli dana osoba zmaga się z wątpliwościami w siebie, zwróć szczególną uwagę na to, kiedy modeluje pozytywne zachowania i zapewnia wysoką jakość pracy.

Negatywne opinie

Menedżerowie mogą unikać udzielania negatywnej opinii, ponieważ jest to trudne, ale pracownicy nie mogą się rozwijać, jeśli nie wiedzą, co poprawić. Najważniejsze to być konstruktywnym.
Krytyczna informacja zwrotna nie powinna mieć na celu zrujnowania pracownika, ale jego podbudowanie.

Konstruktywna informacja zwrotna dla pracowników

Menedżerowie budują pracowników poprzez dobrze umiejscowioną informację zwrotną. Myśl konstruktywnie, a nie destrukcyjnie i używaj języka zorientowanego na pomiary, a nie niejasnego.

Destrukcyjna informacja zwrotna ma charakter obserwacyjny. Konstruktywna informacja zwrotna ma zastosowanie. Nie tylko wskazuje problem; oferuje również rozwiązania tego problemu.

Kiedy menedżerowie oferują swoim bezpośrednim podwładnym konstruktywną informację zwrotną, zachęcają pracowników do zaangażowania, a nie dystansu.

Jak przekazywać negatywną informację zwrotną na temat wyników jako konstruktywną informację zwrotną

Jako menedżer Twoim zadaniem jest pomaganie pracownikom w rozwoju zawodowym i dokładanie wszelkich starań, aby osiągnąć wspólne cele zespołu. Oznacza to ustanowienie dynamiki, w której informacje zwrotne mogą swobodnie przepływać, a pracownicy są otwarci na krytykę w celu wprowadzenia pozytywnych zmian. Zachęcamy do zapoznania się z przykładami opinii pracowników , które pomogą Ci odnaleźć się w różnych sytuacjach, z którymi możesz się spotkać jako menedżer. Przekazywanie konstruktywnej negatywnej informacji zwrotnej na temat wyników to coś więcej niż złagodzenie ciosu.

Postępuj zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, gdy następnym razem będziesz musiał przekazać negatywną opinię i chcesz to zrobić konstruktywnie.

Zrób to prywatnie

Czasami liderzy popełniają błąd, rozmawiając z pracownikiem, który nie spełnia oczekiwań w obecności innych pracowników. Jeśli kiedykolwiek spotkałeś się z publiczną krytyką, wiesz, że taka praktyka jest toksyczna dla satysfakcji pracowników i pozytywnej kultury firmy.

Menedżer powinien zawsze przekazywać pracownikowi informację zwrotną na osobności, chyba że zwraca się on do całego zespołu ludzi, nawet jeśli jest ona pozytywna. Niektórzy z nas czują się równie niezręcznie, gdy pojawiają się publiczne pochwały, jak i publiczne nagany.

Bądź bezpośredni

Skuteczna informacja zwrotna od pracowników jest bezpośrednia i zawiera jasne oczekiwania oraz konkretne przykłady oferujące rozwiązania.

Oferuj rozwiązania

Wydajność pracownika nie ulegnie poprawie dzięki niejasnym wskazówkom typu „Musisz pracować szybciej” lub „To nie było wystarczająco dobre”.

Menedżerowie mogą oferować przydatne informacje zwrotne, odwołując się do przeszłych zachowań lub konkretnych przeszłych prac, podając przykłady tego, jak działać lepiej.

Na przykład „To nie było wystarczająco dobre” może zmienić się w „Tego typu zadania wymagają więcej szczegółów, niż tu uwzględniłeś. Spójrzmy razem na dobry przykład.”

Nie pouczaj

Większość ludzi nie reaguje dobrze na pouczenia. Oferowanie informacji zwrotnej powinno mieć charakter dwukierunkowy, w którym pracownik czuje się swobodnie, wyrażając własne doświadczenia, opinie i zmagania.

Menedżerowie mogą zamienić wykłady w rozmowy, dając swoim pracownikom czas na przetworzenie informacji przed kontynuowaniem, zadając im dodatkowe pytania i pozwalając im przyczyniać się do rozwiązań rozwojowych.

Jak uzyskać informację zwrotną z oceny wyników

Skąd pracodawcy wiedzą, że dokonali skutecznej oceny wyników? Skąd wiedzą, które umiejętności przywódcze muszą udoskonalić, aby zapewnić najlepszą informację zwrotną?

Pytają swoich pracowników.

Pracownicy wiedzą, co pomaga im poprawić wydajność, a co nie. Jednym z najlepszych sposobów uzyskania opinii pracowników są ankiety. Ankiety pracownicze umożliwiają anonimową, konkretną i spójną informację zwrotną, dzięki czemu zawsze wiesz, jak radzi sobie Twój zespół.

Możesz zadawać pytania na każdy temat, począwszy od najnowszych ogłoszeń firmy, a skończywszy na tym, co myślą o otrzymywaniu informacji zwrotnych. To wnikliwy sposób na regularne zbieranie informacji zwrotnych, dzięki czemu możesz lepiej poznać swoich ludzi i mieć pewność, że jesteś na tej samej stronie!

Oferując im możliwość przekazania informacji zwrotnej, menedżerowie mogą lepiej odpowiadać na potrzeby pracowników i wspierać kulturę organizacyjną opartą na zaufaniu i lojalności.

Anonimowe opinie pracowników

Gdy informacja zwrotna od pracowników jest anonimowa, menedżerowie mogą skupić się na samoocenie w zakresie najlepszego udzielania pracownikom wskazówek bez ryzyka wewnętrznych napięć.

Bezpośredni podwładny może nawet poruszyć anonimowo sprawę, którą w innym przypadku zatrzymaliby dla siebie. Kwestie te są często szczególnie istotne do rozwiązania, ponieważ to one obniżają morale firmy, ponieważ nikt nie czuje się komfortowo, rozmawiając o tym.

Wykorzystaj wyniki ankiety z opiniami pracowników, aby poprowadzić rozmowę

Kiedy pracownicy mają bezpieczną przestrzeń, w której mogą wyrazić pracodawcy ocenę swoich wyników, czują się docenieni i wysłuchani. Prawdopodobnie wykażą większą inicjatywę w zmienianiu procesów firmowych, które mogą utrudniać ich wyniki.

Jeśli jesteś liderem biznesowym i chcesz poprawić komunikację między menedżerami a pracownikami, Office Harmony w Interankietach jest idealnym rozwiązaniem. Współcześni menedżerowie używają go do głębszego analizowania problemów związanych z wydajnością poprzez regularne ankiety z opiniami pracowników i pytania uzupełniające. Dodatkowo narzędzie pozwala pracodawcom zbierać opinie pracowników niezależnie od liczby i lokalizacji pracowników.

Usprawnij komunikację z pracownikami zdalnymi, pozwól na anonimowe przesyłanie opinii i łatwo śledź wszystko w jednym miejscu.