Karolina Konopka
Customer support manager
3 minut czytania
Działasz w stowarzyszeniu i stoisz przed koniecznością przeprowadzenia wyborów zarządu, głosowania nad zmianą statutu albo zatwierdzeniem budżetu? W erze spotkań hybrydowych i rozproszonych członków, coraz więcej organizacji pozarządowych wybiera głosowanie online dla stowarzyszenia jako sposób na efektywne i zgodne z prawem podejmowanie decyzji.
Sprawdź, jak zorganizować bezpieczne i przejrzyste głosowanie w Interankietach, bez potrzeby drukowania kart, wynajmowania sali czy żmudnego liczenia głosów.
Czym jest głosowanie dla stowarzyszenia?
Głosowanie dla stowarzyszenia to formalny sposób podejmowania decyzji przez jego członków – zgodnie z zasadami określonymi w statucie. Może dotyczyć wyboru zarządu, komisji rewizyjnej, przyjęcia nowych członków, zatwierdzenia budżetu czy wprowadzenia zmian w dokumentach organizacyjnych. Głosowania te stanowią fundament demokratycznego działania organizacji pozarządowej i są często wymagane prawnie, np. w trakcie walnych zebrań. Coraz częściej są one realizowane w formie głosowania online, co ułatwia udział wszystkim członkom – również tym, którzy nie mogą uczestniczyć osobiście w spotkaniach.
Dlaczego głosowanie online dla stowarzyszenia to dobry wybór?
Stowarzyszenia, które chcą działać sprawnie i demokratycznie, muszą zapewnić każdemu członkowi możliwość wyrażenia swojego głosu – niezależnie od miejsca zamieszkania czy formy uczestnictwa. Głosowanie online:
- ułatwia udział członkom z różnych lokalizacji,
- przyspiesza proces decyzyjny,
- automatycznie zlicza głosy,
- może być w pełni anonimowe, co zwiększa zaufanie do wyników.
Co ważne, Prawo o stowarzyszeniach dopuszcza głosowanie zdalne, o ile przewiduje to statut. Warto więc sprawdzić lub zaktualizować zapisy, aby umożliwić podejmowanie uchwał bez konieczności fizycznego spotkania.
Jak przeprowadzić głosowanie online dla stowarzyszenia w Interankietach?
Aby sprawnie zorganizować głosowanie online dla stowarzyszenia przy użyciu Interankiet, warto przejść przez kilka kluczowych etapów. Dzięki temu cały proces będzie zgodny z prawem, zrozumiały dla członków organizacji i zakończy się sukcesem.
1. Sprawdź zapisy statutu i regulaminu
Zanim przeprowadzisz głosowanie online, upewnij się, że statut Twojego stowarzyszenia dopuszcza głosowanie elektroniczne. Jeśli nie – konieczna może być jego nowelizacja, co zazwyczaj wymaga uchwały walnego zgromadzenia. Z kolei regulamin wewnętrzny można zazwyczaj zaktualizować decyzją zarządu.
2. Określ zasady i sposób głosowania
Narzędzie do głosowania nie zastępuje wewnętrznych zasad — należy je jasno określić przed uruchomieniem formularza. Ustal m.in.:
- minimalną liczbę uczestników,
- sposób rozstrzygania remisów,
- jak postępować z głosami nieważnymi,
- termin rozpoczęcia i zakończenia głosowania.
Dobrą praktyką jest też stworzenie krótkiego regulaminu głosowania, który zostanie przesłany członkom wraz z linkiem do ankiety.
3. Ustal niezbędne funkcje formularza
Zdecyduj, czy głosowanie ma być:
- anonimowe, czy przypisane do konkretnych osób (np. przez adresy e-mail),
- otwarte, czy ograniczone do konkretnych osób (można zastosować tokeny lub indywidualne linki),
- jedno- czy wielokrotnego wyboru.
Jeśli stowarzyszenie wymaga bardziej zaawansowanych opcji, np. głosowania ważonego lub pełnomocnictw, warto skonsultować te potrzeby z zespołem wsparcia Interankiet.
4. Powołaj komisję nadzorującą
Choć Interankiety automatycznie zliczają głosy i generują raporty, dobrze jest wyznaczyć komisję techniczną lub wyborczą, która:
- przygotuje treść głosowania,
- zatwierdzi listę uprawnionych,
- będzie dostępna dla członków w razie pytań lub problemów technicznych.
Taka komisja zwiększa zaufanie do całego procesu, zwłaszcza jeśli głosowania dotyczą kwestii personalnych lub finansowych.
5. Komunikuj z wyprzedzeniem
Członkowie powinni z wyprzedzeniem otrzymać informację o planowanym głosowaniu. W komunikacie warto uwzględnić:
- cel głosowania,
- zasady udziału,
- daty otwarcia i zamknięcia formularza,
- dane kontaktowe osoby lub zespołu odpowiedzialnego.
Dobrze też poinformować uczestników, że głosowanie odbędzie się na platformie Interankiety i – jeśli to możliwe – przesłać im krótki przewodnik lub testowy formularz.
Czy głosowanie online dla stowarzyszenia jest legalne?
Tak – o ile statut przewiduje taką możliwość. Wybory zarządu, członków komisji rewizyjnej, uchwalanie budżetu czy przyjmowanie nowych członków – wszystkie te decyzje mogą być podejmowane online.
Zgodnie z przepisami, głosowanie może odbywać się poza walnym zgromadzeniem, jeśli zostanie jasno określony tryb i zapewniona możliwość udziału wszystkim uprawnionym.
Dodatkowo, w przypadku głosowań personalnych – np. nad wyborem władz – stosowanie tajnego głosowania jest nie tylko wskazane, ale bywa wręcz wymagane. Warto więc pamiętać, że tajne głosowanie a głosowanie jawne to nie tylko techniczna różnica, ale również kwestia transparentności i zaufania.
Przykład: wybory zarządu w rozproszonej organizacji
W 2024 roku jedno z ogólnopolskich stowarzyszeń naukowych przeprowadziło wybory nowego zarządu za pomocą Interankiet. Członkowie – mieszkający w 14 różnych miastach – mogli wziąć udział w głosowaniu przez trzy dni. Formularz był zabezpieczony tokenem wysyłanym e-mailem, a głosowanie odbyło się anonimowo.
W ciągu kilku minut po jego zakończeniu zarząd otrzymał raport z wynikami, potwierdzenie frekwencji i gotowy dokument do archiwizacji. Cały proces przebiegł zgodnie ze statutem i był zgodny z zasadą równości głosu.
Jak zwiększyć frekwencję i zaangażowanie?
Przejrzyste głosowania online nie tylko usprawniają funkcjonowanie stowarzyszenia, ale też budują zaufanie i zaangażowanie członków. Osoby, które czują, że mają wpływ na decyzje, chętniej biorą udział w życiu organizacji.
Warto przy tym zadbać o jasną komunikację, prosty formularz oraz otwarte pytania – podobnie jak w przypadku ankiet zaangażowania pracowników. Te same zasady stosują się do NGO – szczerość, prostota i anonimowość przekładają się na aktywność członków.
