Wprowadzenie nowego pracownika: Jakie są koszty onboardingu

Przedsiębiorstwa, które inwestują odpowiednią ilość czasu i wysiłku w wdrożenie kompleksowych i współpracujących doświadczeń związanych z przyjmowaniem pracowników, osiągają wyższy poziom retencji pracowników, a także wyższe poziomy produktywności i zaangażowania nowych zatrudnionych. W rzeczywistości, gdy połączone z pozytywnym doświadczeniem związanym z przyjmowaniem, 69% pracowników jest bardziej skłonnych pozostać w firmie przez okres minimalny trzech lat. Koszty onboardingu, chociaż na początku mogą wydawać się znaczące, są inwestycją w długoterminową retencję pracowników oraz zwiększenie produktywności i zaangażowania.

Wartość zaangażowanego przyjmowania pracowników

Wiele organizacji bagatelizuje wartość zaangażowanego przyjmowania pracowników. Rozpoczęcie cyklu życia pracownika od kompleksowej strategii retencji — takich jak działania budujące relacje, wsparcie mentora czy spotkania towarzyskie — jest niezwykle istotne w tworzeniu pozytywnych skojarzeń między nowym pracownikiem a organizacją jako całością.

Jak to często się mówi, pierwsze wrażenia mają znaczenie. Niestety większość firm ma tendencję do skupiania się wyłącznie na działaniach związanych z zatrudnianiem lub podejmuje wysiłki w zakresie retencji dopiero później w cyklu życia pracownika, co sprawia, że pomijają znaczenie pierwszego wrażenia, co może prowadzić do efektu domina, zwiększając wskaźniki rotacji pracowników.

Szacuje się, że firmy zarówno w Stanach Zjednoczonych, jak i w Wielkiej Brytanii wydają 37 miliardów dolarów rocznie, aby zatrzymać niewydajnych pracowników. Mądrym podejściem do zwiększenia retencji pracowników jest inwestowanie w poprawę candidate experience, pomagając zaangażować pracowników od pierwszego dnia.

Przygotowanie spersonalizowanych doświadczeń związanych z przyjmowaniem może być czasochłonne i uciążliwe, związane z wieloma kosztami, w tym kosztem sprzętu i nowego oprogramowania. Jeśli chodzi o przyjmowanie, największym kosztem jest zazwyczaj czas, jaki menedżerowie HR i zespołowi poświęcają na przygotowanie solidnego candidate experience. Niemniej jednak, czas i pieniądze są warte inwestycji, ponieważ udane przyjmowanie prowadzi do zmotywowanych pracowników o wyższych poziomach produktywności i silniejszym poczuciu przynależności (oraz zaangażowania) wobec organizacji.

Związek między onboardingiem pracowników a kosztami firmy

Przyjmowanie pracowników ustanawia silne pierwsze wrażenie i ostatecznie przygotowuje pracowników do sukcesu. Proces ten pomaga zmniejszyć rotację pracowników, jednocześnie zwiększając poziomy retencji, zaangażowania i produktywności.

Według badania HR Dive, szacuje się, że koszt zastąpienia pracownika wynosi 33% rocznego wynagrodzenia pracownika. W liczbach, koszt zastąpienia pracownika o średniorocznym dochodzie 45 000 dolarów może wynosić 15 000 dolarów na osobę. Wysoka rotacja oznacza, że menedżerowie HR muszą rozpocząć proces pozyskiwania pracowników od nowa i zainwestować dodatkowy czas i pieniądze w przyjmowanie nowego zestawu pracowników.

Dodatkowo, gdy członkowie zespołu opuszczają firmę, ważne jest uwzględnienie okresu czasu potrzebnego na znalezienie kandydatów do zastąpienia danej roli. W tym okresie reszta zespołu zazwyczaj musi działać na pełnych obrotach, aby nadrobić brak pracowników. Dlatego wsparcie od samego początku do końca jest bardzo ważne dla zapewnienia długotrwałego zatrudnienia w pozytywnym środowisku pracy.

Jak obliczyć koszty onboardingu

Przygotowanie strategii przyjmowania jest czasochłonne i zazwyczaj jest wspólnym wysiłkiem menedżera HR i menedżera zespołu. Według SHRM, średni koszt zatrudnienia nowych pracowników wynosi około 4 125 dolarów w różnych organizacjach i branżach.

Ogólna formuła w obliczaniu kosztów przyjmowania polega na uśrednianiu liczby zatrudnionych pracowników rocznie z czasem spędzonym na przyjmowaniu tych pracowników, wraz z rocznym wynagrodzeniem menedżerów HR i menedżerów zespołu. Formuła uwzględnia jedynie okres przygotowawczy związany z przyjmowaniem – realistyczny czas trwa przez pełny rok od daty rozpoczęcia pracy pracownika.

Nie zapominając o fazie przed przyjęciem do pracy, firmy muszą również wziąć pod uwagę liczbę godzin, które menedżerowie HR i zespołowi poświęcają przez cały rok na przyjmowanie nowych pracowników. Pozwala to menedżerom prognozować bardziej odpowiednią strukturę kosztów związanych z przyjmowaniem.

Oszczędzanie pieniędzy dzięki efektywnemu procesowi onboardingu

Wyższa produktywność od pierwszego dnia

Organizacje z zorganizowanym podejściem do przyjmowania doświadczają 54% większej produktywności nowych pracowników. Nowi pracownicy zazwyczaj nie są aktywnie produktywni na początku swojej roli. Jednak skuteczne przyjmowanie pomaga przyspieszyć drogę do produktywności.

Aby uczynić integrację w nowej firmie bardziej interaktywną, menedżerowie HR mogą rozłożyć sesje szkoleniowe i informacyjne, na różnych etapach przyjmowania. Dzięki temu pracownicy i menedżerowie oszczędzają czas i koszty onboardingu, przeznaczając czas produktywności na bardziej istotne projekty.

Zmniejszona rotacja

W każdym biznesie rotacja jest jednym z większych kosztów wpływających na wyniki finansowe firmy. Słabe doświadczenia związane z przyjmowaniem obniżają potencjalną wartość, jaką nowi pracownicy mogą dedykować firmie, zwiększając ostatecznie rotację pracowników.

W rzeczywistości prawie jedna trzecia nowych pracowników zaczyna szukać nowej pracy w ciągu pierwszych sześciu miesięcy, jeśli doświadczają niezadowolenia na początkowych etapach zatrudnienia w organizacji. Harvard Business Review podkreśla, że koszty organizacyjne związane z rotacją pracowników szacuje się na 100-300% wynagrodzenia pracownika. Jednak te liczby można obniżyć dzięki dobrze przemyślanemu i współpracującemu podejściu do przyjmowania, co zmniejsza rotację i zwiększa produktywność.

Wizerunek pracodawcy

Wizerunek pracodawcy polega na wysiłkach menedżerów HR i członków firmy w promowaniu firmy jako atrakcyjnej. To kluczowy krok w przyciąganiu nowych pracowników i budowaniu pozytywnych relacji.

Wraz z pojawieniem się stron recenzujących firmy, takich jak Glassdoor i Indeed, poszukujący pracy polegają na doświadczeniach poprzednich pracowników, aby zdecydować, gdzie złożyć podanie. Firma o wysokiej rotacji prawdopodobnie ma więcej negatywnych opinii, co skutkuje koniecznością dodatkowych wysiłków marketingowych w budowaniu pozytywnego wizerunku pracodawcy.

Kluczowe wnioski

Strategiczny program przyjmowania ma wiele zalet dla firm — pomaga zwiększyć retencję pracowników, zaangażowanie i produktywność, jednocześnie obniżając koszty onboardingu. Interaktywny program onboardingu pomaga kształtować pozytywny wizerunek marki, a także pozytywną kulturę pracy, co przyczynia się do zbudowania lojalności pracowników. Skuteczny onboarding nie tylko ułatwia nowym pracownikom szybkie dostosowanie się do nowego środowiska, ale także wpływa na ich motywację do osiągania celów. Długotrwałe korzyści obejmują zredukowanie kosztów związanych z rotacją, poprawę efektywności, oraz wzmocnienie zaangażowania pracowników.