Karolina Konopka
Customer support manager
4 minut czytania
W biznesie nieuniknione są zmiany w zespole. Odchodzenie pracowników może być stresujące zarówno dla firm, jak i dla samych pracowników. Jednak właściwe zarządzanie procesem offboardingu może zminimalizować niepokoje i umożliwić płynne przejście zarówno dla odchodzącego pracownika, jak i dla pozostałego zespołu.
Czym jest offboarding
Offboarding to proces administracyjny mający na celu obsługę odejścia pracownika. Podobnie jak onboarding, jest to krytyczny okres przejściowy. Sposób postępowania z odchodzącym pracownikiem może mieć wpływ na wizerunek firmy zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz.
Procedura odejścia pracownika obejmuje wszystkie kroki, które należy wykonać w przypadku odejścia pracownika. Pomaga ujednolicić sposób zarządzania wszystkimi rezygnacjami lub zwolnieniami, biorąc pod uwagę wszystkie wymogi prawne.
Kiedy rozpoczyna się proces odejścia pracownika z pracy?
Offboarding rozpoczyna się zwykle w momencie, gdy pracownik przekazuje Ci wypowiedzenie. Należy wówczas wszcząć szereg procedur, aż do oficjalnego rozwiązania stosunku pracy. Offboarding może nawet wykraczać poza zakres zatrudnienia. Z pewnością możesz utrzymywać kontakt ze swoimi byłymi pracownikami. Mogą pomóc w rekrutacji w Twojej firmie, polecając znane im osoby. Być może pewnego dnia nawet do Ciebie wrócą!
Po co przeprowadzać offboarding pracowników?
Błędem byłoby nie docenić odejścia swoich pracowników. Podobnie jak ich przybycie, ich odejście jest kamieniem milowym i ważne jest, aby towarzyszyć im do końca.
Uważasz, że nie ma sensu poświęcać czasu pracownikowi, który i tak odchodzi?
Jest wiele powodów, dla których nie należy ignorować odejścia pracownika! Oto dlaczego powinieneś skupić się na odejściu pracowników z pracy.
Zadbaj o wizerunek
Zakończenie współpracy na dobrych warunkach pozytywnie wpłynie na Twój wizerunek, jako pracowdawcy. Twoi pracownicy są ambasadorami marki.
Pracownik będzie nadal opowiadał o Twojej firmie długo po tym, jak odejdzie. Rozsądne jest, że jeśli mają powody, aby dobrze wyrażać się o Twojej organizacji, jest mniej prawdopodobne, że będą mówić negatywnie o czasie spędzonym w firmie.
Sposób, w jaki traktowani są Twoi pracownicy, będzie miał wpływ na ich stosunek do firmy. W Twoim najlepszym interesie leży zaopiekowanie się nimi do czasu ich odejścia, niezależnie od tego, czy robią to dobrowolnie, czy nie.
Pamiętaj, że Twoi byli pracownicy mogą nadal pracować w tej samej branży. Warto przeprowadzić ankiete eNPS. Employee Net Promoter Score (eNPS) jest to koncepcja zbudowana na podstawie wskaźnika Net Promoter Score (NPS) w celu pomiaru lojalności pracowników. Metoda pomiaru polega na mierzeniu prawdopodobieństwa, z jakim pracownik jest chętny do polecania swojego miejsca pracy rodzinie lub znajomym.
Płynne przejście
Proces offboardingu pracowników pomaga także zadbać o zespół w okresie przejściowym. Trudny początek może wpłynąć na morale, motywację i produktywność pracowników.
Odchodzący pracownik nie jest jedynym dotkniętym sytuacją – może to zdenerwować cały zespół.
To także okazja do zaplanowania transferu plików, projektów i know-how. Każdy z Twoich pracowników prawdopodobnie ma dużą wiedzę, która może zostać utracona, jeśli nie będziesz się z nimi kontaktował. Może to spowodować lukę w umiejętnościach.
Nieprzewidzianie tego przejścia może prowadzić do zakłopotania u dostawców lub klientów Twojej firmy. Wyobraź sobie, że nikt nie przejmuje ważnego zadania lub projektu!
Przyciąganie i zatrzymywanie pracowników
Wewnętrznie pracownicy zauważą, jak traktowane jest odejście ich kolegi. Jeśli poczują, że ich współpracownik jest niesprawiedliwie potraktowany, ich opinia o firmie może się zmienić.
Również odchodzący pracownik, który czuje się źle traktowany, może rozprzestrzenić to negatywne nastawienie zarówno w zespole, jak i na zewnątrz firmy. Jedno odejście nie powinno skutkować falą rezygnacji.
Z drugiej strony, były pracownik, który do końca ma pozytywne doświadczenia, chętniej będzie wypowiadał się pozytywnie o firmie. Mogą nawet pomóc Ci w rekrutacji, polecając potencjalnych kandydatów. Mogą nawet wrócić do pracy dla Ciebie w przyszłości.
Wykorzystaj okazję do wprowadzenia ulepszeń
Proces odejścia z pracy powinien zawsze obejmować badanie Exit Interview. Jest to okazja do. poznania doświadczeń odchodzącego pracownika o firmie i otrzymania informacji zwrotnej. Upewnij się, że rozumiesz powody ich odejścia.
Lista kontrolna offboardingu pracownika
Twój proces odejścia powinien odzwierciedlać wizerunek Twojej firmy. Musi uwzględniać wartości ludzkie , które leżą u podstaw kultury korporacyjnej , a także uwzględniać szczegóły prawne i administracyjne związane z odejściem pracownika.
Oczywiście procesy różnią się w zależności od miejsca i pracownika.
Oto lista kontrolna dotycząca odejścia pracownika, zawierająca najważniejsze punkty, o których należy pomyśleć:
- Ogłoszenie, wewnętrzne i zewnętrzne.
- Okres przejściowy.
- Rozmowa końcowa (lub ocena).
- Przekazanie materiałów.
- Odejście.
1. Ogłoszenie
Kiedy pracownik powie Ci, że odchodzi, ważne jest, aby szybko poinformować o tym zespół. Możesz skorzystać z tej okazji, aby wskazać cechy, które były szczególnie cenione u tego pracownika.
Następnie będziesz musiał ogłosić odejście. Rozważ powiadomienie między innymi klientów, dostawców. Zapewnia to płynniejsze przejście i pomaga przekierować wiadomości w inne miejsce.
2. Okres przejściowy
Dwutygodniowy okres wypowiedzenia (lub czasami dłuższy) daje Ci czas na upewnienie się, że inny członek zespołu przejmie całościowe projekty. Jest to okazja do aktualizacji zadań, za które odpowiadał pracownik, tak aby nic nie zostało pominięte.
Jeśli odchodzący pracownik ma wiedzę lub zadania, które nie są odpowiednio udokumentowane, poproś go o utworzenie dokumentu procedur wewnętrznych.
3. Rozmowa końcowa (lub ocena)
Zawsze dobrze jest wiedzieć, dlaczego pracownik zdecydował się odejść. Rozmowa końcowa lub ankieta Exit Interview, to jeden ze sposobów, aby dowiedzieć się więcej o decyzji i usłyszeć, co pracownik ma do powiedzenia. Sprawdź 7 najważniejszych pytań w ankiecie Exit Interveiw!
4. Przekazanie materiałów
Ważne jest, aby mieć spis tego, co pracownik posiada (komputer, klucze, dowód tożsamości firmy, karta kredytowa itp.), gdy podejmuje decyzję o odejściu. Należy zwrócić całą własność firmy, a pracownik otrzyma instrukcje, jak to zrobić.
5. Odejście pracownika
W ostatniej chwili będziesz musiał uniemożliwić odchodzącemu pracownikowi dostęp do serwerów firmy. Na przykład dane do logowania będą musiały zostać usunięte, jeśli zajdzie taka potrzeba, a e-maile będą musiały zostać przekierowane do osoby, która przejmie pracę.
Po stronie administracyjnej istnieje możliwość zamknięcia akt pracownika .
Zautomatyzuj offboarding, aby o niczym nie zapomnieć
W idealnym świecie odejście pracownika nie jest czynnością, którą będziesz podejmować co tydzień. Ponieważ zdarza się to (miejmy nadzieję) rzadko, dobrym pomysłem jest odpowiednie udokumentowanie procesu z wyprzedzeniem, aby uniknąć błędów lub przeoczeń na późniejszym etapie.
