Komunikacja w miejscu pracy: jak rozmawiać z pracownikami i dlaczego ma to znaczenie?

Dobra komunikacja w miejscu pracy odgrywa kluczową rolę w każdym aspekcie Twoich obowiązków. Niezależnie od tego, czy budujesz relacje, zarządzasz konfliktem, czy wyjaśniasz jasne cele: nadajesz ton, jeśli chodzi o nauczenie się, dlaczego dobre umiejętności komunikacyjne są ważne. Dodając do tego pracę zdalną, skuteczne sposoby komunikacji stają się podstawą pozytywnego employee experience.

Aby pomóc poprawić zarówno jakość, jak i częstotliwość komunikacji w Twoim zespole, przygotowaliśmy 8 wskazówek dotyczących skutecznej komunikacji w miejscu pracy, kładąc nacisk na pomaganie zespołom rozproszonym.

Czym jest komunikacja w miejscu pracy?

Komunikacja w miejscu pracy to proces wymiany informacji, pomysłów i opinii między pracownikami, kierownictwem oraz innymi zainteresowanymi stronami. Jest kluczowym elementem efektywnej organizacji i współpracy, wpływając na kulturę firmy, relacje międzyludzkie oraz osiągane cele biznesowe. Obejmuje różne formy, takie jak komunikacja werbalna, niewerbalna, interpersonalna oraz formalna i nieformalna.

Jakie są główne rodzaje komunikacji w miejscu pracy?

W pracy z pracownikami istnieje kilka głównych rodzajów komunikacji, które są kluczowe dla efektywnej współpracy i zarządzania personelem. Oto kilka z nich:

1. Komunikacja werbalna: To typ komunikacji, który odbywa się za pomocą słów mówionych. Może to obejmować spotkania twarzą w twarz, telekonferencje, rozmowy telefoniczne itp.
2. Komunikacja pisemna: Jest to komunikacja za pomocą pisanych lub drukowanych słów. Może to obejmować e-maile, notatki, raporty, memorandum, instrukcje, a także wiadomości tekstowe.
3. Komunikacja niezawodowa: Ta forma komunikacji obejmuje język ciała, gesty, wyrazy twarzy i inne elementy niezwiązane z mową lub pismem. Jest istotna w interpretowaniu emocji i intencji w komunikacji interpersonalnej.
4. Komunikacja formalna: Jest to strukturalny sposób komunikacji, który jest zazwyczaj związany z hierarchią organizacyjną. Obejmuje to oficjalne spotkania, ankiety pracownicze, raporty, okresowe oceny pracownicze, oraz inne formalne kanały komunikacyjne.
5. Komunikacja informalna: Ta forma komunikacji odbywa się poza oficjalnymi kanałami. Może to obejmować pogawędki przy kawie, rozmowy w przerwach, grupy dyskusyjne czy komunikację w mediach społecznościowych.
6. Komunikacja jednostronna: Jest to rodzaj komunikacji, w której jedna strona przekazuje informacje bez oczekiwania na natychmiastową odpowiedź lub interakcję. Przykłady obejmują e-maile z informacjami, plakaty informacyjne itp.
7. Komunikacja dwukierunkowa: Ten rodzaj komunikacji zachęca do interakcji i wymiany informacji między dwiema lub więcej stronami. Jest to bardziej interaktywny proces, który może obejmować dyskusje, spotkania, współpracę nad projektem itp.

Zasady dobrej komunikacji w miejscu pracy

1. Praktykuj autentyczną komunikację

Komunikacja wewnętrzna może często sprawiać wrażenie wyćwiczonej, co sprawia, że ​​niektóre komunikaty są mniej znaczące. Zachęć swój zespół do zachowania autentyczności. Pomoże to nie tylko zwiększyć produktywność i zaangażowanie, ale także sprawi, że Twój zespół będzie wiedział, że może zabrać głos, kiedy zajdzie taka potrzeba.

Jako menadżer dajesz przykład. Podkreśl swoją pokorę i wrażliwość. Pomoże to innym poczuć poziom przystępności, a także wskaże, że oni również mogą podzielić się swoimi punktami widzenia.

Na przykład: Kiedy komunikujesz się szczerze, przyznając się do błędów lub nie znając wszystkich odpowiedzi, zapewniasz bezpieczeństwo psychiczne. Pomaga to wyrównać szanse innym, którzy mogą zrobić to samo. Gdy ziarno autentyczności zostanie zasiane, wszystko, od budowania solidnych relacji po prowadzenie trudnych rozmów, stanie się znacznie łatwiejsze.

2. Stwórz kulturę przyjazną komunikacji

Aby mieć pewność, że Twoja codzienność sprzyja komunikacji, wyposaż swój zespół w odpowiednie narzędzia do komunikacji online. Aplikacje takie jak Slack i Zoom doskonale nadają się do utrzymywania kontaktu ze zdalnymi pracownikami i sprawiają, że komunikacja jest łatwiejsza i możliwa do współpracy nawet na odległość.

W kulturze przyjaznej komunikacji istotne jest podkreślanie znaczenia wyrażania emocji i pomysłów oraz odwagi w podejmowaniu trudnych rozmów.

Zespoły, które wykazują wysoki poziom produktywności, ustanowiły bezpieczeństwo psychologiczne w swojej komunikacji. Tak naprawdę wielu ceni zaufanie i otwartą komunikację i postrzega je jako integralną część sukcesu swojego zespołu. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy podejmujemy trudne rozmowy.

3. Utrzymuj stałą komunikację w miejscu pracy

Utrzymuj zdrowy przepływ komunikacji ze swoim zespołem. Zamiast polegać na rocznych przeglądach w celu omówienia wyników i celów, znajdź czas na comiesięczne rozmowy 1 na 1.

Odpowiedzialność za siebie i swój zespół za wzajemne informowanie się o obciążeniu pracą, morale i zasobach innych osób będzie sprzyjać dwustronnym rozmowom. Nie tylko zwiększa to produktywność pracowników, ale także zwiększa motywację i zaangażowanie pracowników.

Nie polegaj na czytaniu mowy ciała z daleka. Zdziwiłbyś się, ile Twój zespół ma do powiedzenia, gdyby rozmowy jeden na jednego lub wspólne spotkania w zespole nie zapoczątkowały ważnych rozmów.

Istnieją również niesamowite narzędzia do komunikacji online, które mogą pomóc w uporządkowaniu komunikacji. Sprawdź, który z nich lepiej pasuje do Twojego zespołu.

4. Organizuj cotygodniowe spotkania zespołu

Oprócz comiesięcznych spotkań jeden na jednego, zaplanuj ten sam rodzaj inicjatywy, ale dla całego zespołu na otwartym forum.

W przedłużających się okresach niepewności częstsze spotkania będą pomocne w ponownym przekazaniu celów, współpracy nad projektami i omówienia zmian w strategiach. To także świetny moment dla zespołu, aby zadać pytania i porozmawiać na ten sam temat.

Wskazówka:
Poszczególne osoby mogą czuć się zbyt niezręcznie, aby zadawać pytania w grupie wirtualnej. Pamiętaj, jesteś liderem. Normalizuj dzielenie się szczerymi myślami, demonstrując własną ciekawość. Zadawaj zespołowi pytania, które skłaniają do refleksji i pozostawiają miejsce na odpowiedź.

Zamiast „czy jest coś niejasnego w nowym kierunku strategicznym?” spróbuj „w której części nowego kierunku brakuje jasności?” lub „co Cię ekscytuje w naszych nadchodzących projektach?”

Ponadto, jeśli pracujesz zdalnie, Twojemu zespołowi może brakować niektórych korzyści płynących ze spotkań fizycznych. Musisz być gotowy, aby płynnie przejść do przyszłości pracy: hybrydowej rzeczywistości, która obejmuje pracę zdalną i okresowe interakcje twarzą w twarz. W tym przypadku możesz wykorzystać także ankiety pulsacyjne. Ankieta Pulse Check jest potężnym narzędziem do zbierania informacji zwrotnych od określonej grupy pracowników. Zwykle obejmuje częste i krótkie ankiety wysyłane do tej samej grupy respondentów. Ankiety mogą być przeprowadzane co tydzień, co miesiąc lub co kwartał. Te regularne interakcje z grupą pozwalają na głębsze zrozumienie i zaangażowanie w ich obawy, a także mogą zapewnić cenny wgląd w ich postrzeganie i postawy w miarę upływu czasu.

5. Zaoferuj platformę do anonimowego przesyłania opinii

Umożliwienie anonimowej informacji zwrotnej ma kluczowe znaczenie dla skutecznej komunikacji w miejscu pracy. Czasami pracownicy boją się podzielić opinią.

Mogą wahać się przed złożeniem skargi lub otwartym ujawnieniem swoich autentycznych myśli i emocji. W tym przypadku możliwość zachowania anonimowości ułatwia proces dzielenia się trudniejszymi uczuciami, które są kluczowym spostrzeżeniami dla menedżerów.

6. Poproś pracownika o opinię

Skuteczna komunikacja nigdy nie powinna być jednokierunkowa ani narzucana z góry. Istotą jest stworzenie dwukierunkowego przepływu informacji, który pozwala zespołowi na swobodne przekazywanie swoich opinii i feedbacku liderowi.

Ankietowanie pracowników w ramach employee experience jest jednym z narzędzi, które można wykorzystać do gromadzenia opinii i pomysłów zespołu. Poprzez regularne ankiety można zbierać informacje na temat tego, jak pracownicy postrzegają zarządzanie, kulturę organizacyjną, warunki pracy oraz inne kluczowe obszary. Ankiety mogą dotyczyć różnych aspektów, takich jak satysfakcja z pracy, możliwości rozwoju, relacje z przełożonymi i współpracownikami, wypalenia zawodowego, czy oceny systemu motywacyjnego.

Przykładowe pytania mogą obejmować:

• Jakie czynniki motywują Cię do pracy?
• Jak oceniasz komunikację w naszej firmie?
• Jakie zmiany w organizacji pracy mogłyby poprawić Twoje doświadczenie w pracy?
• Czy czujesz się dobrze wsparci przez swojego przełożonego?
• Jakie cele firmy są dla Ciebie najbardziej motywujące?

Ankiety te nie tylko pozwalają pracownikom wyrazić swoje opinie, ale także dają liderom wgląd w obszary, które wymagają poprawy lub zmian. Otwarte podejście do zbierania feedbacku promuje zaufanie i buduje atmosferę otwartej komunikacji, w której każdy pracownik ma możliwość wyrażenia swoich poglądów i uczestniczenia w procesie podejmowania decyzji. Dodatkowo, umożliwia to menedżerom ciągłe doskonalenie swoich umiejętności przywódczych poprzez uwzględnienie opinii i perspektyw pracowników.

7. Personalizuj swoją komunikację

Zrozumienie indywidualnego stylu komunikacji pracowników wymaga czasu.

Wielcy liderzy wiedzą, że warto uzbroić się w cierpliwość. Bycie świadomym sposobu, w jaki się komunikujesz i tego, jak wpłynie to na ludzi, z którymi rozmawiasz, bardzo pomaga i ma ogromne znaczenie. Rozważ to:

Pracownik A może preferować komunikację w prywatnej przestrzeni i doceniać konkretne przykłady podczas otrzymywania informacji zwrotnej.

Pracownik B może lubić chodzić i rozmawiać podczas trudnych tematów, ponieważ wymaga to mniej bezpośredniego kontaktu wzrokowego, co sprawia, że ​​rozmowa jest mniej formalna.

Pracownik C może mieć trudności z komunikacją. Byłby to dobry moment na pracę nad technikami komunikacji w ramach ich rozwoju.

Jednym ze sposobów poznania preferencji komunikacyjnych każdego pracownika jest zadanie pytania:

• Jak najlepiej mogę podzielić się z Tobą opinią? 
• Co jest dla Ciebie najważniejsze w komunikacji w pracy? 
• Co sprawia Ci trudność w komunikowaniu się?

8. Nadaj priorytet szkoleniu z komunikacji w miejscu pracy 

Podkreślaj znaczenie skutecznej komunikacji ze swoim zespołem w każdej możliwej sytuacji. Jest to szczególnie ważne dla menedżerów, aby na samym początku tłumić złe nawyki, zanim staną się one problematyczne.

Skuteczna komunikacja jest kluczem do zaangażowania pracowników. Pomaga każdemu na każdym szczeblu zrozumieć, co dzieje się w firmie, jakie są jej cele i czego się od niego oczekuje. Ułatwia zrozumienie i realizację indywidualnych zadań, a także zrozumienie, jak te zadania wpływają na ogólny cel firmy. Komunikacja pomaga nam budować silne relacje, prowadzić trudne, ale niezbędne rozmowy, a także skutecznie rozwiązywać problemy, które mogą pojawić się w miejscu pracy. Eliminuje niejasności, stres i zamieszanie, które nasilają się podczas pracy zdalnej, przyczyniając się do ogólnego poczucia spokoju i porządku. Komunikacja to wątek, który łączy wszystkie zespoły, które odnoszą sukcesy. Bez niej, zespoły mogą poczuć się odizolowane lub niezrozumiane, co może prowadzić do niskiej wydajności i niskiego morale. Dlatego tak ważne jest, aby komunikacja była na czele listy priorytetów w miejscu pracy.

Dlaczego dobra komunikacja w miejscu pracy jest ważna?

Dobra komunikacja w grupie pracowniczej jest niezmiernie ważna dla sukcesu firmy, niezależnie od branży czy rodzaju działalności. Ma to wpływ na atmosferę w firmie, relacje międzyludzkie oraz skuteczność pracy pracowników. Ponadto, dobrze prowadzona komunikacja sprawia, że pracownicy są bardziej zmotywowani do działania. Komunikacja w miejscu pracy odgrywa kluczową rolę z wielu powodów:

1. Efektywna współpraca: Komunikacja jest podstawowym narzędziem do skutecznej współpracy w zespołach. Jasnemu i klarownemu przekazywaniu informacji oraz wymianie pomysłów sprzyja budowanie silnych relacji między pracownikami.
2. Rozumienie oczekiwań: Poprzez komunikację menedżerowie mogą wyraźnie przedstawiać oczekiwania co do wykonywanej pracy, a pracownicy mogą jasno zrozumieć, czego od nich się oczekuje. To minimalizuje ryzyko nieporozumień i błędów.
3. Rozwiązywanie problemów: Dobre komunikowanie się pozwala na szybkie identyfikowanie i rozwiązywanie problemów w miejscu pracy. Pracownicy mogą swobodnie zgłaszać trudności, a zespoły mogą pracować razem, aby znaleźć skuteczne rozwiązania.
4. Motywacja i zaangażowanie: Komunikacja oparta na otwartej wymianie informacji i opinii może zwiększać motywację i zaangażowanie pracowników. Kiedy pracownicy czują się słuchani i docenieni, są bardziej skłonni angażować się w wykonywanie swoich obowiązków.
5. Budowanie kultury organizacyjnej: Komunikacja odgrywa kluczową rolę w kształtowaniu kultury organizacyjnej. Kiedy wartości i cele są klarownie komunikowane, a pracownicy mają możliwość swobodnego wyrażania swoich opinii, tworzy się pozytywna atmosfera, która sprzyja innowacyjności i rozwojowi.